Managementul timpului – Sfaturi pentru a fi eficient

managementul timpului sfaturiDacă ai avut probleme cu managementul timpului într-un fel te felicit, pentru că înseamnă că ai vrut să faci mai multe lucruri şi ai avut un plan, nu lăsai lucrurile să rămână la voia întâmplării.

Altfel, dacă nu aveai nimic de făcut decât să scapi de plictiseală, nu te confruntai cu problema timpului.

Cauzele problemei timpului sunt diverse şi se impart în 2 categorii:

1. Lucruri asupra cărora nu ai control.
2. Lucruri de care eşti direct responsabil.

Să începem cu primul punct, lucruri aflate în afara controlului tău.

De multe ori când ne propunem să ajungem undeva la o oră fixă ca să putem face cât mai multe, dacă nu reuşim, ne enervăm şi devenim prost dispuşi si iritabili din această privinţă.

Dacă întârzie trenul, autobusul, taxiul e bine să înţelegem că nu de noi depinde acea modificare de program. Aici, trebuie să înţelegem că sunt lucruri asupra cărora nu avem control şi dacă ne încurcă programul, asta e.

Nu are rost să ne creem nervi să ne stricăm ziua din această cauză. Aşadar să acceptăm lucrurile pe care nu le putem controla şi să ne adaptăm situaţiei, să fim flexibili.

Al doilea punct, lucrurile pe care tu le controlezi. Adevărul e că, nu prea există un management al timpului, ci mai mult un management al propriei persoane. Nu cu timpul ne luptăm ca să facem cât mai mult, ci cu noi, cu stăriile şi obiceiurile noastre. Dacă reuşim să ne controlăm şi facem ceea ce trebuie, reuşim să ne respectăm şi programul şi să fim mulţumiţi de noi.

Cât de bine ne organizăm timpul depinde de noi, de cât de disciplinaţi suntem, de cum ne controlăm toate dorinţele, cum ţinem în frâu acea nevoie de recompensă imediată, care, cu toţii ştim că ne aduce în cele mai multe cazuri mai mult regret decât mulţumire.

Un mod de a ne ţine „sub control” este de a ne motiva continuu, de a ne gândi la consecinţele acţiuniilor noastre. Să ne punem întrebarea, dacă fac asta o să ma conducă mai aproape de ce vreau sau o să mă îndepărteze? Răspunsul ne va influenţa puternic decizia.

Ca metode de time management folosesc:

1) Stabilirea cu o zi înainte a programului în diferite softuri gen Microsoft Outlook, Mozilla Sunbird, dar şi online Google Calendar. Desigur, sunt şi altele, dar eu pe acestea le-am şi le folosesc.

2) Metoda celor 4 cadrane.
1. Aceste programe, Outlook, Sunbird sau Google Calendar, oferă posibilitatea de a-ţi gestiona eficient timpul şi activităţiile. În sensul că îţi oferă o listă cu zilele şi orele din zi. Iar pe acea listă ne putem alege când o să facem anumite activităţi şi orele la care să le facem.

Faptul că vedem şi ne aranjăm activităţiile ne ajută să ne menţinem concentraţi şi să nu pierdem timpul, pentru că ştim că de la ora x avem de făcut altă activitate, iar între ora x-y alta şi astfel ne obligă oarecum să fim concentraţi. Mai mult, există un fel de modalităţi de alertă, „reminder”, Outlook-ul, Sunbird-ul îţi afişează o fereastră împreună cu un sunet înainte cu ceva timp de începerea programată a activităţii, iar Google Calendar îţi trimite un mail, în acelaşi scop.

Câteva idei folositoare,

Una lângă alta.
De precizat în alegerea activităţiilor, este bine să punem într-un mod consecutiv activităţiile care presupun locaţii apropriate, sau care se aseamănă între ele, gen citit cartea x, citit articol x.

Munca în cicluri.
O mică problemă cu care ne-am putea confrunta este lipsa de concentrare. Asta ne poate mânca o grămada de timp. Ca soluţie ar fi să muncim în cicluri. Personal, când am nevoie de atentie sporită aplic metoda 12 minute muncă, 3 minute pauză(pentru aprofundare, consultaţi rezumatul cărţii Do it Tomorow – Mark Forester). Imi setez contorul de timp(timerul) de pe telefon să sune la aceste intervale(setez 12 minute, când sună, setez 3 minute pentru pauza, etc.), şi astfel nu mai sunt nevoit să mă uit la ceas şi să-mi pierd concentrarea. Nu te gândi tot timpul cât timp mai ai, nu te uita incontinuu la ceas, asta o să te streseze şi o să te facă să-ţi perzi concentrarea şi să fi mai puţin productiv. Folosesc timerul intr-un fel care să mă constrângă puţin să fac lucrurile cât mai repede. Cred că această metodă este eficientă pentru a face lucruri într-un mod cât mai rapid şi pentru „a ne pune pe picioare”, dar nu recomand utilizarea ei excesivă, mai ales în cazul în care observăm că începe să ne creeze stres. Cu cât suntem mai stresaţi cu atât ne concentrăm mai greu şi suntem mai ineficienţi. Recomand această metodă pentru cazuri urgente, în care dintr-o dată avem într-o zi programul extrem de încărcat şi trebuie să facem cât mai multe lucruri.

O adaptare aici poate fi ciclul de 50 de minute. Adică, 50 de minute muncă, 10 minute pauză. Testează care merge mai bine pentru tine.

Nu contează atât de mult intervalele de timp cât contează ciclicitatea muncă-pauză şi mai ales respectarea fiecăreia în parte.

Recompensă.
De altfel, în aceste pauze mă recompensez cu ceva, beau un pahar de apă plată, mănânc un fruct(dar respect durata pauzei căci altfel n-am facut nimic), şi astfel îmi menţin şi nivelul de energie cât mai ridicat.

Un singur lucru o dată.
Când faci un lucru faci unul singur, pentru că eşti mult mai eficient şi concentrat, şi dacă faci mai multe lucruri o dată, pe lângă faptul că le faci şi mai prost îţi ia şi mai mult timp.

Dacă ţi-ai propus să faci ceva la o ora fixă, fă la acea oră fixă, nu te uita la un clip pe youtube când vezi că ar trebui să faci un anumit lucru.

Te opreşti în momentul acela şi faci exact ce ţi-ai propus să faci la acea oră. Dacă spui că, doar un clip, o să vezi încă unul care pare interesant pe lista de videoclipuri similare, apoi încă unul şi tot aşa se pierde timpul.

Fii fresh, fă sport!
Consider de asemenea că sportul este foarte important, măcar de câteva ori pe săptămână să facem sport, un alergat în aer liber, orice. Sportul ne menţine şi sănătatea corpului şi a minţii la cote maxime şi astfel avem un control ridicat asupra noastră, astfel şi a timpului.

Păcăleşte mintea.
O altă modalitate de a ne „crea puţin chef” când nu avem de o activitate, este să ne păcălim puţin mintea folosind cuvinte ca „doar”, „puţin”. De exemplu, dacă trebuie să citim un curs şi nu ne place, putem spune „doar o să mă uit puţin peste el…” sau dacă nu avem chef de alergat „o să alerg puţin şi o să mă simt mult mai bine după asta.”(rezumatul cărţii Do it Tomorow – Mark Forester, pentru aprofundare)

2. Metoda celor patru cadrane, este un concept de-al lui Stephen Covey.

Aceasta este o metoda care te ajută să faci ceea ce trebuie şi să laşi mai la urmă ceea ce nu trebuie.

Nu ştiu exact care este metoda corectă de a o folosi, dar eu o folosesc în modul următor: atunci când nu mi-am stabilit un program, sau am mai multe lucruri de făcut sau sunt în criză de timp, mă întreb, este o activitate care intră în categoria:

I. Urgent şi important? Dacă da, atunci o fac acum.
II. Important dar nu atât de urgent? Dacă da, atunci o programez când să o fac.
III. Urgent dar neimportant? Atunci rog pe altcineva să o facă în locul meu.
IV. Nici urgente nici importante? Deci nu le fac.

Dacă simţiţi că vă stresează prea mult să aveţi un program fixat pe ore, este bine măcar să vă scrieţi pe foaie, sau undeva, ce vreţi să faceţi pe ziua respectivă, astfel încât să fiţi tot timpul concentraţi, iar când vă surprindeţi că pierdeţi timpul cu un anumit lucru, vă veţi aminti că v-aţi propus să faceţi ceva, şi asta vă va pune înapoi la treabă.

Sursa: http://castigatimp.com


Comments are closed