Managementul timpului si metode de eficientizare a timpului

managementul-timpului-metode-de-eficientizare-a-timpuluiManagementul timpului

Managementul timpului sau Time Management se refera la un set de principii, practici, aptitudini si sisteme, utilizate pentru a controla perioada de timp petrecuta pentru indeplinirea unor activitati specifice, cu scopul de a spori eficienta sau productivitatea muncii.

Timpul este considerat a fi cel mai important factor generator de stres si, desi in cantitate mica are efect de motivare, in combinatie cu nemultumirea pe plan profesional, a fost asociat cu diferite afectiuni precum hipertensiunea, hipercolesterolemia si imbatranirea prematura.

Managementul timpului incepe cu managementul propriei persoane, principala cauza a esecului fiind lipsa autodisciplinei. Un aspect pozitiv al managementului timpului este faptul ca aceste abilitati pot fi invatate. Investind putin timp si efort in achizitionarea acestor aptitudini, vei deveni o persoana mai eficienta si mai productiva, nu doar pe plan profesional, ci si in viata de zi cu zi.

Administrarea timpului se reflecta prin eficienta personala la locul de munca, motiv pentru care managementul timpului este esential pentru performanta intr-o functie de conducere. Stapanirea acestor aptitudini te ajuta sa iti atingi obiectivele, sa stabilesti prioritatile, sa creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale, sa comunici mai bine, sa delegi, sa-ti dezvolti creativitatea, sa te adaptezi mai bine schimbarilor, sa fructifici la maximum timpul de care dispui si sa imbunatatesti calitatea vietii tale si a colegilor de munca.

Managementul timpului – metode de eficientizare a timpului

Managementul timpului presupune un set de reguli care trebuiesc sa fie respectate: stabilirea unei rutine zilnice, valorificarea momentelor in care te simti plin energie si stabilirea pauzelor pentru momentele de energie scazuta, respectarea termenelor limita, rezolvarea problemelor importante, omiterea chestiunilor neimportant, fixarea unor perioade de timp grupate pentru finalizarea proiectelor, gruparea activitatilor similare, abordarea unei situatii in ansamblu, fara sa te pierzi in detalii, alocarea unei perioade mai mari de timp decat estimat initial, pentru fiecare sarcina, pentru situatiile neprevazute.

1. Jurnal de activitate

Managementul timpului incepe cu autodisciplina; in acest sens este util sa stim cum ne petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile. Pentru acest lucru trebuie sa tinem cateva zile un jurnal de activitate, in care sa notam fiecare activitate in parte – fie ca este vorba de cititul mail-urilor, o barfa cu colega, servirea pranzului sau lucrul la un proiect. In plus, la fiecare activitate trebuie sa notam timpul petrecut si starea de spirit – energica, letargica, etc.

2. Stabilirea obiectivelor

Stabilirea obiectivelor este un instrument valoros in managementul timpului prin faptul ca te ajuta sa dai o directie actiunilor tale. Nu doar ca vei avea controlul asupra vietii tale, dar vei putea sa evaluezi progresul pe parcurs. Pentru asta trebuie sa te gandesti la lucrurile cu adevarat importante pentru tine pe termen lung, sa stii unde doresti sa ajungi si sa te motivezi pentru a face tot posibilul sa-ti atingi tinta.

3. Prioritizarea sau ierarhizarea in ordinea prioritatii

A fi eficient nu inseamna neaparat a fi productiv – daca muncesti din greu si esti organizat inseamna ca esti eficient, insa daca pierzi timpul cu sarcini neimportante esti neproductiv. In acest caz trebuie sa stabilesti care sarcini sunt mai importante si sa le indeplinesti pe rand. Astfel vei reusi totodata sa eviti intreruperile, precum si inclinatia naturala de a rezolva mai intai problemele simple.

Aptitudinea de a prioritiza este esentiala pentru utilizarea eficienta a timpului si a efortului tau si a echipei. Ierarhizarea in ordinea prioritatii iti poate aduce calm si spatiu in viata de zi cu zi, astfel incat iti vei putea concentra energia asupra lucrurilor cu adevarat importante. Stabilirea prioritatilor si managementul sarcinilor mai putin importante te ajuta sa aduci ordinea in haos, sa reduci stresul si sa ai succes.

4. Liste cu lucrurile “de facut” sau lista de prioritati

Este inutil sa iti incarci memoria cu toate lucrurile pe care trebuie sa le faci. Risti sa te simti coplesit de cantitatea de insarcinari, sa ratezi termene limita, sau sa uiti chestiuni importante. O lista cu activitatile “de facut” este o tehnica importanta in managementul timpului; aceasta include toate sarcinile pe care trebuie sa le duci la capat, in ordinea prioritatii – cele mai importante primele. Astfel ai cea mai buna sansa sa nu te simti coplesit de volumul mare de munca si sa iti folosesti timpul eficient.

5. Planificarea

Planificarea in managementul timpului se refera la realizarea prioritatilor si obiectivelor identificate anterior, in functie de timpul avut la dispozitie. Planificarea te ajuta sa iti dai seama ce poti realiza intr-o anumita perioada de timp, sa utilizezi timpul cat mai eficient posibil, sa pastrezi o perioada de timp in plus, pentru evenimentele neasteptate si sa reduci stresul produs de volumul coplesitor de munca.

Sursa: http://www.la-psiholog.ro/info/managementul-timpului

Comments are closed